Regards croisés sur l’archiviste numérique : entre rupture et continuité 

S.Coudret

Adrien Fernique

C.Vialle

Le groupe Am@e

(Archives municipales, archivage électronique) propose un dialogue à plusieurs voix autour des missions et du positionnement dans la collectivité de l’archiviste numérique.

Sans bouleverser les fondements théoriques du métier, les caractéristiques techniques de l’information numérique imposent des pratiques nouvelles : agir dès l’élaboration du processus de création de l’information (élaboration de procédures, choix et paramétrage des outils), s’impliquer dans la gestion de projets, la gestion des risques.

Pour exercer ces nouvelles prérogatives, il est indispensable de mettre en place des actions de communication en direction des dirigeants mais également de l’ensemble des autres agents de la collectivité.

Nous nous intéresserons à la manière dont ces activités s’intègrent dans l’exercice du métier d’archiviste communal et intercommunal à travers plusieurs retours d’expériences. »

La géomatique comme outil de valorisation et de protection des archives

 Qu’est-ce que la géomatique ?

L’outil géomatique est entré de manière démocratique dans les collectivités françaises. Précédemment outil technique à l’usage de quelques projets urbains ou routiers, ce grand frère du dessin assisté par ordinateur Autocad offre de nouveaux usages variés et couvrant tous les domaines d’interventions de la collectivité.

Il s’agit d’afficher, de croiser, d’interroger, d’intersecter des données à caractère spatial dans le but de produire cartes, diagrammes, statistiques à des fins d’aide à la décision, de communication ou de gestion.

Voici une définition du monde de la géomatique. Pour cela, des données géographiques sont nécessaires comme les bâtiments, les rues, les équipements publics, les propriétés foncières, les arbres sur le domaine public, les réseaux divers, les photos aériennes, etc… Des logiciels et compétences particuliers sont nécessaires à la production de données et de cartes.

 Les usages

En revanche, les technologies actuelles permettent une diffusion au plus grand nombre grâce au Web. Et surtout, dans une collectivité telle une commune les usages sont très larges. En effet, il est possible de matérialiser les flux d’élèves dans les écoles en fonction de leurs adresses, de mettre en évidence les secteurs urbanisés, de représenter le trafic routier, de comptabiliser la population sur un périmètre délimité, etc… il est également possible d’alimenter des cartes historiques. En cette période du centenaire de la grande guerre de 14, les outils géomatiques ont permis à la ville de Limoges de retracer le parcours d’un poilu de la région lors de son itinéraire dans le nord-est de la France de 1915 à 1919.

Dans ce contexte, qu’est-ce que la géomatique peut apporter au domaine des archives d’une collectivité ? Diffusion au plus grand nombre et protection des documents originaux.

Diffusion d’archives au plus grand nombre

Le numérique a cette force de toucher un public bien plus large. Le Web permet une diffusion au sein de la collectivité grâce à un portail Intranet donnant accès aux plans anciens. Une traversée dans l’histoire de la cité se fait en quelques clics de souris, passant des plans de la ville au 18è siècle à ceux du cadastre napoléonien ou de la cité fin 19è siècle à l’heure des percées haussmanniennes.

Protection des documents originaux

L’importance de documents anciens tient à leur fragilité et à leur unicité. Si nous devions perdre certains plans originaux de la cité, c’est une part de son histoire qui serait amputée. Alors, la géomatique peut apporter une part de protection. En dématérialisant les plans anciens de la ville, comme pour l’ensemble des archives publiques, leur accès s’en trouve révolutionné. L’original est maintenu protégé alors que son contenu circule plus largement.

On peut imaginer un accès interne à l’organisation, mais les technologies géomatiques peuvent permettre un accès grand public et permettre à des historiens, chercheurs, étudiants, grand public, professionnels de chercher des fonds et les consulter. Bien entendu, les règles de confidentialité et règles d’accès perdurent. La technologie est au service du métier, et non l’inverse !

L’archiviste au coeur de l’institution

Julien Benedetti

Pendant longtemps l’archiviste a été vu comme un érudit, gardien d’un patrimoine et d’une mémoire commune. Les formations initiales d’historien confirmaient d’ailleurs ce positionnement d’archiviste-chercheur.

Aujourd’hui, et notamment avec l’avènement de la production numérique, l’archiviste intervient plus en amont, se situant au coeur de la production documentaire et de son organisation. Les attentes envers les services d’archives ont beaucoup évolué ces dernières années. Les services producteurs sont plus en demande d’un rôle de conseil dans la gestion courante et quotidienne de leur production de données et d’informations.

Les services d’archives sont devenus des services ressources pour l’ensemble de leur organisation. Leurs fonctions sont plus variées qu’auparavant. L’archiviste peut intervenir en tant qu’auditeur sur les modes de production et même la qualité de la production. Il se trouve aussi en position d’expert (création de tableaux de gestion, plans de classement, plans de nommage, interventions dans le choix ou les paramétrages des logiciels métiers ou des plateformes de télétransmission, etc. Le haut niveau de technicité dans la gestion documentaire des archivistes est essentiel au fonctionnement des organisations. Continuer la lecture →

 « Chercher autrement dans les fonds numérisés : contributions du public et rôle de l’archiviste »

La mise en ligne de documents numérisés a constitué une « révolution » pour la communication des archives et des documents patrimoniaux en général. Elle est synonyme d’un accès illimité pour le plus grand nombre, sans contrainte temporelle ni géographique.

Désormais, l’archiviste qui met des fonds en ligne ne se pose plus seulement des questions techniques sur la production et la diffusion d’images numériques. La question est de savoir comment valoriser les informations contenues dans les documents et finalement de savoir quelles possibilités de recherche offrir. Dans une certaine mesure, l’indexation des données peut, par exemple, être prévue dans le cadre de la prestation  de numérisation. Le choix peut être également de compter sur la motivation du public et ainsi, lui proposer des moyens qui lui permettent de réaliser lui-même les instruments de ses futures recherches et de celles d’autrui.

Depuis 2012, les Archives municipales ouvrent progressivement leurs fonds numérisés à l’annotation collaborative (actes d’engagement volontaires, recensement de population, procès-verbaux de délibération). En 2014, la recherche au cœur des archives numérisées de la famille Soudé est devenue possible grâce au travail et aux idées de bénévoles. Pourquoi et comment faire participer le public ? Quels résultats ? Quelles limites ?