Quelles nouvelles stratégies sont aujourd’hui mises en œuvre par les services d’archives pour enrichir leurs inventaires ? Les trois contributeurs de cette table ronde ont fait le choix d’avoir recours à des pratiques innovantes utilisant l’informatique, et notamment l’intelligence artificielle, pour automatiser des opérations telles que la transcription ou l’indexation de documents d’archives numérisés. Sujet à la mode mais discuté, l’intelligence artificielle, dès lors qu’elle est nourrie et qu’elle apprend, trouve une utilité incontestable dans l’univers des archives. Ces trois présentations allieront retours d’expérience sur des projets nouveaux et démonstrations des outils mis en ligne.

Présentation des participant·e·s :

Fanny Girardot, Archives municipales et communautaires de Belfort et du Grand Belfort
Diplômée du Master d’archivistique de l’Université de Haute-Alsace (Mulhouse) en 2003, elle devient directrice des Archives municipales de Montbéliard (Doubs) jusqu’en 2012, année où elle prend la direction des Archives municipales et communautaires de Belfort et du Grand Belfort (Territoire de Belfort). Elle nous présentera son projet d’annotation collaborative sur les délibérations du conseil municipal de 1790 à 1946 qui consiste à « entrainer » un logiciel de reconnaissance automatique de l’écriture manuscrite afin qu’il soit en capacité de « lire » l’ensemble des documents et de les transcrire dans des fichiers texte interrogeables.

Edouard Bouyé, Archives départementales de la Côte-d’Or
Directeur des Archives départementales de la Côte-d’Or depuis 2013, Edouard Bouyé nous présentera le projet « Lettres en Lumières », projet d’application de l’intelligence artificielle à la lecture et à l’édition des écritures du XVIIIe siècle. La méthode HTR (Handwritten Text Recognition) permet à terme d’offrir des milliers de pages de traitement de texte à la curiosité des chercheurs, la voracité des robots et à l’ingéniosité des data analysts. La démonstration du projet se veut aussi une proposition de collaboration avec les services d’archives communales, l’objectif étant de produire un système portable adapté au maximum d’écritures du XVIIIe siècle que pourraient utiliser les services et leurs usagers.

Romain Le Gendre, Archives nationales
Diplômé de l’Ecole des chartes et de l’Institut national du patrimoine (2011), Romain Le Gendre a été conservateur aux Archives départementales du Nord, en charge notamment du contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales, puis directeur adjoint des Archives départementales de la Haute-Vienne. Il est aujourd’hui responsable par intérim du Département du Minutier central des notaires de Paris, aux Archives nationales. Depuis la fin de l’année 2021, il a été chargé par le directeur des Archives nationales de suivre le projet de mise en place d’une plate-forme pour les projets collaboratifs de transcription et d’indexation. Celle-ci, baptisée « GIROPHARES », a ouvert au public le 11 mai 2023 et rassemble déjà plus de 150 contributeurs.

La table ronde « A la poursuite de l’intelligence artificielle » sera modérée par Emilie Debled, responsable par intérim des Archives municipales d’Antibes Juan-les-Pins.

Yolaine Coutentin, cheffe du service Archives et Patrimoine de la Ville de Saint-Brieuc, interviendra à cette occasion pour nous parler de l’impact de cette notion de droits culturels dans notre métier d’archiviste. Une conférence à ne pas manquer !

Fondée en 1984, l’association AIDES milite depuis bientôt quarante ans contre le VIH/SIDA et les hépatites virales. Fidèle au principe du « patient comme réformateur social » (Daniel Defert, président-fondateur), AIDES s’est battue et continue de se battre en faveur des populations les plus touchées par les épidémies de VIH et les hépatites virales. L’association accompagne autant qu’elle déclenche une transition sociale menant à transformer la société dans son ensemble. Ces différents engagements ont produit et continuent de produire une importante quantité d’archives. Tôt dans son histoire, AIDES a pris conscience de la valeur de ces documents. Dès 1999, une première convention avec les Archives nationales permet la sauvegarde de certains fonds. L’association s‘est lentement dotée de sa propre fonction archives, pérennisée depuis seulement 2018. Arrivée comme stagiaire en 2021 dans le cadre de son master, Morgane VANEHUIN occupe aujourd’hui le poste de Chargée de mission Archives et Documentation. Être archiviste chez AIDES, c’est confronter les connaissances acquises à l’université aux réalités du travail au sein d’une association communautaire. De multiples processus de transition animent aujourd’hui la fonction archives. Ces processus concernent autant la mission archives et ses pratiques que l’association et ses militants·es, les archives et le militantisme se nourrissant mutuellement. À l’approche des quarante ans de l’association, il lui semble intéressant d’établir un nouveau bilan des enjeux actuellement rencontrés dans le cadre de ses missions chez AIDES.

Morgane Vanehuin est actuellement chargée de mission Archives et Documentation au sein de l’association AIDES. Elle est titulaire d’un Master Archives (Université de Lille, 2021) ainsi que d’un Master Gestion de projets culturels (Université catholique de Lille, 2015). Son parcours consiste en différentes expériences dans la fonction publique (Archives nationales du monde du travail, Communauté de communes, mairie) ainsi que dans plusieurs structures associatives et militantes d’auto-support. En plus de son poste d’archiviste professionnelle chez AIDES, elle est également volontaire de prévention en réduction des risques sexuels et drogues à AIDES Paris, membre du Collectif Archives LGBTQI+ de Paris/Île-de-France et membre du projet de plateforme numérique d’archives et de documentation LGBT+ « Big Tata ».

Le contexte de dématérialisation croissante de l’administration impose de prendre en charge des archives électroniques dont la valeur juridique et patrimoniale est parfois essentielle (autorisations d’urbanisme, marchés publics…). Pourtant, en 2021, seuls 67 services d’archives communales ou intercommunales ont signalé l’existence d’un SAE en production sur les 465 ayant répondu à l’enquête statistique annuelle du SIAF. La mise en place d’un système d’archivage électronique est un projet de longue haleine. En attendant ce SAE, quelles solutions ou mesures transitoires peuvent être mises en place pour sensibiliser les services versants aux enjeux de l’archivage électronique, mettre en œuvre une gestion des données et documents électroniques et poser les premiers jalons d’une stratégie d’archivage ?

Trois intervenant·e·s, membres du groupe AMAE, proposent un retour d’expériences sur ce sujet :

Fanny HERRERO BOURON est titulaire d’une Maîtrise Histoire et Métiers des Archives d’Angers (en 2006). Elle est depuis 2018 en poste aux Archives municipales et communautaires de Bourges en tant que chargée du conseil aux services producteurs et cheffe de projet archivage électronique. Elle est également formatrice pour l’AAF depuis 2023.

Alexandre BEURNAUX est titulaire d’un Master Métiers des Archives Lyon III (promo 2005-2006). Adjoint à la Responsable du service des Archives de la communauté d’agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines, il est chef de projet SAE.

Cécile RIVIÈRE, est titulaire d’un Master 2 Archivage électronique, open data et valorisation numérique de l’Université Paris 13, après 10 années en tant qu’iconographe dans la presse, le photojournalisme et l’édition. Aujourd’hui e-archiviste au centre de la Mémoire Urbaine d’Agglomération-Archives de Dunkerque, elle développe la stratégie d’archivage numérique, de numérisation et d’interopérabilité et est également en charge des archives audiovisuelles.

La table ronde « En attendant le SAE » sera modérée par Marie-Laure Ville-Pavoux, chargée de projet archivage électronique à la ville de Quimper et à l’agglomération de Quimper Bretagne Occidentale.

La sobriété est devenue un élément clé de la transition écologique. Au quotidien, l’archiviste peut apporter sa contribution à l’effort collectif et mettre en œuvre des éco-gestes pour la conservation et la valorisation des archives. Avec le développement de la dématérialisation, se pose la question de l’archivage électronique et par là même de la sobriété numérique. En la matière, les services d’Archives sont de plus en plus impliqués dans la sensibilisation aux bonnes pratiques et aux opérations de nettoyage numérique. La table ronde permettra de croiser quatre expériences de « verdissement » de la pratique archivistique et de voir en quoi l’argument de la sobriété peut être un élément de communication efficace pour toucher un large public, sensible aux l’impacts environnementaux. Cette table ronde sera modérée par Guillaume Broekaert, responsable des Archives municipales et communautaires de Valenciennes.

Présentation des contributrices et contributeur

Margaux Chabrier est chargée de la collecte réglementaire des archives papier et numériques aux Archives municipales de Villeurbanne, au sein de l’équipement culturel Le Rize. Après un master d’archivistique à l’Université de Lyon obtenu en 2019, elle devient archiviste itinérante pour le Centre de gestion du Rhône puis rejoint les Archives municipales de Villeurbanne en février 2021. Dans le cadre d’un projet de migration des messageries, elle a participé à la rédaction d’un guide pratique établissant les règles d’usage et d’archivage des mails dans une démarche de sobriété numérique.

Nathalie Conejero est adjointe de la directrice et cheffe du service des fonds constitués aux Archives municipales d’Avignon. Après une classe préparatoire à l’école des Chartes, puis le master Archivistique de l’Université de Lille, elle a travaillé dans un établissement public et en collectivité territoriale avant de prendre son poste aux Archives municipales d’Avignon en 2018. Elle a en charge les fonds anciens et modernes, les fonds d’origine privée, les fonds iconographiques, les imprimés – bibliothèque et périodiques, la conservation préventive, la restauration et la numérisation. Elle partagera son expérience d’éco-ambassadeur auprès des services et de ses collègues.

Marine Huguet est responsable du département des publics aux Archives nationales du monde du travail. Après des études de droit puis le master Archivistique de l’Université de Lille, elle a travaillé quelques années dans les collectivités territoriales avant d’être nommée aux ANMT en 2019. Elle pilote la politique de valorisation de l’institution, au travers notamment d’expositions telles que « Travailler en temps de guerre : 14-18 / 39-45 » (mai 2023 – mai 2024), véritable exposition « éco-responsable ».

Florian Marchand est archiviste numérique aux Archives de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg. Après une formation en Histoire de l’art et en management, il a intégré la Fondation de l’Œuvre Notre-Dame de Strasbourg, en tant que chargé des collections photographiques et du système d’information muséographique. Fin 2020, il prend son poste actuel et est notamment chargé du pilotage de la démarche BPDoc, (« Bonnes pratiques documentaires »), visant à améliorer la qualité de la production documentaire et à optimiser la gestion des documents de la collectivité. Dans cette optique, chaque année, le service s’investit fortement dans la Semaine européenne du numérique responsable afin de sensibiliser à la bonne gestion documentaire dans le cadre de la transition écologique.

Récoler les logiciels et applications pour cibler une collecte de qualité peut s’apparenter à un horizon indépassable pour l’archiviste numérique et d’autant plus quand il faut tenir ce récolement à jour pour se garantir une collecte qualitative et anticiper les purges, les décommissionnements mais aussi les projets de dématérialisation.

Pour y répondre, le service des Archives de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg s’est associé à sa Direction du numérique pour designer un outil spécifique (SoluQIQ) et copartager. L’outil lui-même et la cartographie deviennent ainsi l’un des piliers de la gouvernance archivistique mais intègre la boîte à outils d’écogestes documentaires déployées par le service des Archives.

L’intervention permettra notamment de présenter la boîte à outil des écogestes documentaires et de faire une démonstration du logiciel de cartographie designé à Strasbourg.

Christophe SCHOSGER : Titulaire d’un DESS Informatique obtenu à l’Université de Strasbourg, j’ai travaillé en tant que consultant dans une SSII pendant 2 ans. J’ai ensuite participé à un projet de création d’entreprise, puis j’ai intégré en 2003 la communauté urbaine de Strasbourg – aujourd’hui Eurométropole de Strasbourg – en tant que chef de projet informatique. J’ai eu notamment en charge l’organisation et le suivi informatique des soirées électronique et j’ai mené des projets dans de nombreux domaines, par exemple en ce qui concerne les médiathèques, le domaine public ou encore les cimetières. Depuis 2017, je suis urbaniste des systèmes d’information à l’EMS. J’ai structuré l’activité d’urbanisation des SI en mettant en œuvre un cadre d’urbanisation, des indicateurs de suivi, une gouvernance et une modélisation partagée du SI. Par ailleurs, je pilote des études d’urbanisation et des projets.

Carine VOGLER : Conservatrice en cheffe adjointe au service des Archives de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg, je suis archiviste – records manager en charge, depuis 2016, de la stratégie et de la mise en œuvre de la collecte des données et documents municipaux et métropolitains et plus particulièrement de la gestion de leur cycle de vie. Diplômée notamment en sciences et techniques archivistiques et documentaires appliquées au monde de l’entreprise et des collectivités territoriales, j’ai exercé des fonctions de cheffe de projet, cheffe de mission, cheffe de service, tour à tour aux Houillères du Bassin de Lorraine, aux Archives départementales de la Moselle puis au Centre de Gestion du Bas-Rhin avant de rejoindre la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg. Je suis par ailleurs formatrice en techniques et stratégie de gestion de l’information pour des organismes publics et privés et je suis autoentrepreneuse spécialisée dans le conseil, l’audits et prestations sur ces domaines appliqués au monde des petites et moyennes entreprises. Tournée initialement vers la gestion des archives de films d’entreprises, je me suis ensuite ouverte à l’assistanat à maîtrise d’ouvrage pour la construction de bâtiments d’archives ainsi que sur les démarches qualité appliquées aux services des Archives. Dans ces cadres, j’ai été amenée à accompagner la construction de deux bâtiments d’archives en Alsace et j’ai accompagné la restructuration et la mutation de la fonction « Archivage » dans de nombreux organismes et services archives. Enfin ces dernières années, à la faveur de la montée en puissance de la dématérialisation, j’ai approfondi, aux côtés de mes équipes successives, la question des bonnes pratiques documentaires en environnement hybrides et l’archivage électronique. J’ai ainsi conduit la stratégie de mise en place et de déploiement du système d’archivage électronique de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg.

Mes centres d’intérêt actuels se polarisent autour de :

• L’approche personnelle de la gestion de l’information et comment l’intégrer dans une approche collective : comment sortir de l’approche intuitive pour aller vers une approche raisonnée intégrative ?

• Les démarches qualité dans l’activité archivistique

• Le croisement des activités archivistiques avec le numérique responsable.