L’idée d’organiser le 9e colloque des archivistes communaux et intercommunaux à Nancy a germé dans la tête de notre chère présidente, Laurence Perry, qui pensait que cet événement devait se dérouler dans l’Est. Je crois savoir qu’elle songeait à Nancy depuis un certain temps.

Finalement, elle a eu raison de me presser un peu. Je n’étais, en fait, pas vraiment hostile à ce projet, mais les aléas du colloque de Montpellier avaient quelque peu tempéré mon ardeur. Toutefois, l’idée d’accueillir des collègues de toute la France, voire de l’étranger, était flatteuse, je l’admets. Bref, j’ai foncé, mais avec deux exigences : organiser le colloque durant le festival Nancy Jazz Pulsations et remplacer la soirée dansante par un dîner de gala.

Le 7 janvier 2009, j’ai envoyé une note à l’adjoint au maire chargé de la culture lui exposant le projet et les besoins organisationnels (auditorium, gratuité des musées, intendance…) en insistant sur mon objectif : … mieux faire connaître son réseau culturel et …montrer les évolutions des Archives municipales depuis 2005. J’avais pris les devants et ne doutais guère de la réponse. Elle n’a pas tardé : la municipalité était enthousiaste. La candidature de Nancy a été retenue lors de l’assemblée générale de l’AAF le 16 mars suivant. A partir de là, tout s’enchaîna assez vite. La réservation de l’auditorium du musée des Beaux-arts (gratuit, hormis les frais de fonctionnement), des salons de l’hôtel de ville et les premiers contacts avec le service du protocole étaient réglés dès le 24 avril. La présence du maire et de l’adjoint à la culture lors de l’ouverture et au dîner a été confirmée par leurs secrétariats respectifs le 22 juillet. Le 1er septembre, j’ai rendu compte de l’avancement du projet au cabinet du maire. Le 4 septembre, enfin, M. Michel Dormois, directeur général des services, m’a fait connaître qu’il serait présent à l’ouverture du colloque.

Le 1er février 2010, le projet du colloque fait l’objet d’une délibération du conseil municipal en même temps qu’une convention de mise à disposition de cartes postales avec un éditeur d’ouvrages illustrés. Je suis, bien sûr, présent : approbation unanime avec, en prime, un éloge du travail accompli de la part du maire, que demander de plus ! Les réponses aux demandes de devis pour le dîner envoyées le 6 février ont fait apparaître des distorsions de prix plutôt affolantes, mais je savais que je pourrais compter sur les conseils avisés de la directrice du protocole. Le 3 mars suivant, une première approche budgétaire laissait apparaître un déficit de l’ordre de 1 200 euros sur la base de 140 participants. Réaliste, elle posait la question (maintes fois évoquée) des sponsors et mentionnait (timidement) 1 000 euros. Mais on précisait qu’il y aura moins d’intervenants à défrayer (dont cinq, déjà sûrs, de Nancy !). En fait, les sponsors se résumèrent très vite à pas grand-chose : outre le concours important de la ville de Nancy, seuls le journal l’Est Républicain (sachets publicitaires pour la documentation), les Sœurs Macarons (bergamotes) et la société Arkhénum (soutien financier de 1 000 euros) ont soutenu le colloque. Certains fournisseurs des services d’archives, approchés, ont proposé des sommes que nous avons sûrement eu tort de négliger, mais la plupart n’ont même pas répondu.

Parallèlement à ces considérations matérielles, les membres du bureau ont travaillé à l’élaboration du programme. Si certains thèmes paraissaient plutôt aisés à traiter, d’autres ont posé quelques problèmes. Ainsi, lorsque j’ai demandé au directeur général des services de la ville de Nancy s’il voulait bien témoigner de son regard sur les archives, il a accepté spontanément. Mais il faut ajouter que le sujet l’intéresse vraiment, ce qui a facilité les choses. J’ai passé pas mal de temps au téléphone, activé des réseaux, souvent insisté sans flatterie… pour rien, mais également rencontré des collègues très spontanés ou étonnés d’entendre dire que l’on a pensé à eux : un véritable tour de France des services d’archives sans oublier les quelques collègues étrangers ! Notons, pour la petite histoire, que l’intervenant suisse, en l’occurrence l’archiviste municipal de Lausanne, m’a été recommandé par la collègue des Archives municipales de Zurich que j’avais sollicitée après avoir déjeuné avec son adjoint lors d’un colloque d’archivistes allemands (70. Südwestdeutscher Archivtag) à Mullheim (Allemagne) le 19 juin 2010 au cours duquel j’intervenais pour parler de la collecte ! Entre temps, trois intervenants nous avaient « lâché » pour des raisons diverses. Il a fallu les remplacer rapidement, ce qui n’a pas été facile, car j’avais déjà sollicité bien des compétences. Enfin, le programme était prêt et définitif, il suffisait de l’imprimer et de le diffuser. Après de longues palabres printanières sur l’intérêt d’une affiche, nous nous étions limités au choix d’un programme réalisé par l’imprimerie municipale. Le concepteur du programme a parfaitement réalisé le travail demandé, mais l’impression a connu quelques péripéties administratives dont je tairai les détails.

Le 12 juillet, une épreuve importante a mené la directrice du protocole et moi-même chez le traiteur retenu pour le dîner de gala : le test du repas. Le prestataire retenu avait bien répondu au cahier des charges, à savoir illustrer gastronomiquement les missions des archivistes et servir des vins lorrains. Nous en avons profité pour révolutionner le nappage traditionnel des dîners de la ville en acceptant la proposition du maître d’hôtel : une nappe rouge, des serviettes noires et une lampe en forme d’œuf en place du bouquet de fleurs, histoire de montrer que nous sommes des gens modernes (le projet a également obtenu l’accord du cabinet du maire) ! De même, le dessert initial a été remplacé par un « plumier lorrain » susceptible d’illustrer notre mission de communication. Test réussi, il ne restait plus qu’à attendre le résultat des inscriptions pour indiquer au traiteur, deux jours auparavant au plus tard, le nombre de convives. Entre temps, les membres de l’association des archivistes français avaient reçu les documents relatifs au colloque. Les premières inscriptions étaient parvenues au siège, mais nous étions en plein été, à l’heure où les Français y compris les archivistes tournent au ralenti. Il a fallu se montrer patient avant de pouvoir se rassurer, d’autant plus que les mouvements sociaux liés à la réforme des retraites commençaient à me peser. Le congrès de Montpellier n’avait-il pas été annulé et reporté à l’année suivante à cause des grèves des trains ? Finalement, nous avons eu de la chance, car les dates du colloque se situaient entre deux préavis de grève…

Le 25 août, j’ai procédé à un rappel général auprès des intervenants ainsi qu’auprès des participants potentiels (via le forum). Mais les inscriptions continuaient d’arriver au compte-gouttes alors que la date d’ouverture du colloque approchait. Le manque d’intérêt pour le dîner m’a également inquiété, d’autant plus que nous étions partis sur une base assez large. A partir du 15 septembre, les chiffres des participants se sont améliorés pour atteindre finalement 120 personnes. Avec 63 inscrits, le dîner, en revanche, n’a pas eu le succès espéré, dommage, mais je me doutais bien qu’il y aurait quelques convives de dernière minute : le traiteur a assuré.

A quelques jours de l’ouverture du colloque, le cabinet m’a fait connaître que ni le maire, ni l’adjoint à la culture ne pouvaient être présents. On a cherché et trouvé un remplaçant : l’adjoint aux relations internationales. Idem pour la réception offerte par la ville le 7 octobre, le maire et l’adjoint venant en retard (une réunion importante à Paris), mais restant pour le dîner de gala, on a demandé à l’adjoint aux parcs et jardins de nous accueillir ; ce dernier en a profité pour commenter… le jardin éphémère installé sur la Place Stanislas. Vue des balcons de l’hôtel de ville, cette œuvre créée tous les ans par les jardiniers de la ville a eu un grand succès. Je crois également savoir que personne n’a été déçu par le dîner servi dans le cadre prestigieux de la salle des délibérations du conseil municipal.

Le dossier de presse envoyé aux différents attachés de presse ou journaux ne semble pas avoir intéressé grand monde. Les Dernières Nouvelles d’Alsace ont mentionné la manifestation dans une brève, et l’Est Républicain a mandaté un journaliste que j’ai rencontré aux Archives municipales. Nous avons eu droit à un petit article de qualité illustré par une photographie de l’auteur de ces lignes ! Plus tard, une journaliste de l’autre grand quotidien lorrain est venue me voir dans l’auditorium durant près de 30 mn, mais l’article ne paraît jamais avoir été publié… Arriva enfin le jour de l’ouverture, une belle journée d’automne. J’ai attendu M. Hervé Lemoine à la gare avec un chauffeur, mais ne le connaissant pas, je me suis fié à une description rapide faite par Stéphane Capot, notre collègue de Limoges, tout en arborant un petit écriteau à son nom ! Son train étant à l’heure, nous avons pu rejoindre l’auditorium du Musée des Beaux-arts à temps. Plusieurs agents des Archives municipales y assuraient l’accueil des participants de main de maître, le service du protocole proposait du café et du thé, des jus de fruits et des viennoiseries, tous les acteurs étaient là, je n’ai pas du tout pensé à ces 20 mois de travail et de préparation : moteur, action !

Daniel Peter, Archives municipales de Nancy

Article paru dans le pêle-mel n°5, mars 2011, journal de  la section des archives communales et intercommunales.