Durant la première journée du colloque, le mardi 2 octobre, différentes problématiques seront abordées : les aspects généraux de la mutualisation, les moyens et les aspects liés à la mutualisation du personnel. Quelques intervenants ont accepté de nous résumer les interventions.

Présentation générale de la mutualisation :

Matthias Demonchy (responsable du contentieux et des études juridiques de la communauté urbaine de Dunkerque) :  » Longtemps, le principe de spécialité fonctionnelle auquel sont soumis les Etablissements publics de coopération intercommunale (EPCI ) excluait de facto toute idée de mutualisation. Les communes membres avait leurs compétences, les EPCI les leurs, et chacun avait son personnel dédié.Depuis une dizaine d’années, dans un contexte financier souvent plus difficile conjugué à un souci accru de rationalisation de la dépense publique, le législateur a introduit plusieurs dispositions qui offrent aujourd’hui un panel varié d’outils juridiques permettant de coopérer : de la convention de mise à disposition de service à la création d’un service commun.Passage en revue de ces différents dispositifs avec avantages et inconvénients de chacun d’eux. »

Table ronde sur l’évolution de la doctrine archivistique :

Chistine Berthout-Ballot (Direction culture-animation-patrimoines, responsable du service patrimoines) :  » Apport à la discussion de l’expérience des archives brestoises qui sont un service qui participe à la gestion intégrée de deux collectivités. Présentation du cas concret d’organisation sur le respect des fonds, l’adaptation du logiciel, l’implantation des collections »

Eliane Lochot (AM de Dijon) :  » Les transformations des cadres institutionnels induisent une réflexion sur nos pratiques. Il est necessaire d’examiner les notions de producteur, collecte, responsabilité administrative à l’aune des nouvelles compositions territoriales »

La mutualisation, les moyens :

Eliane Michelon (AM de Mulhouse) :  » Les Archives de Mulhouse sont installées depuis juin 2008 sur un ancien site industriel réhabilité, une fonderie de l’ancienne Société Alsacienne de Constructions Mécaniques offrant un espace de 17000m2. Elles partagent ces locaux avec l’Université de Haute Alsace qui en occupent la plus grande partie (FSESJ à laquelle s’est rajoutée en partie la FSLH), une bibliothèque universitaire, un laboratoire de recherche, un restaurant universitaire, un centre d’art contemporain, des ateliers pédagogiques, une maison de quartier. L’Université, le CROUS et la Ville se sont ainsi retrouvés partenaires d’un ensemble à aménager. Ces institutions, certes complémentaires et réunies dans un ensemble cohérent, affichaient cependant des missions différentes, des publics différents, des besoins différents, des contraintes différentes. Réunies autour d’un même projet de renouvellement urbain d’un quartier et de résorption d’une friche urbaine, les partenaires ont dû trouver un équilibre pour tirer profit de cette mutualisation des espaces sans en subir les contraintes. L’association des partenaires dès la genèse du projet, une étude approfondie de définition des besoins de chacun, les qualités d’écoute de l’architecte ont permis d’anticiper les difficultés, notamment dans le choix des circulations à l’intérieur du bâtiment, permettant de conjuguer les spécificités de chaque entité. La constitution en 2011 d’un groupement d’intérêt scientifique, le « Pôle Documentaire de la Fonderie » rassemblant le CRESAT, la Bibliothèque, les Archives de Mulhouse et la Bibliothèque Municipale a même permis d’étendre la mutualisation du bâtiment à une mutualisation des moyens logistiques et humains autour de projets communs de valorisation de nos fonds respectifs. »

Pascaline Watier (AM de Châlons en Champagne) :  » Pourquoi et comment rassembler en un même lieu trois institutions : BMVR, VAH et Archives ? Quels sont les enjeux pour les administrés ? Pour la collectivité et pour le personnel ? Retour sur l’expérience de Châlons-en-Champagne, où les Archives municipales ont intégré le bâtiment de la Bibliothèque (partage de la salle patrimoine et des magasins) en même temps que le CIAP « .

Table ronde consacrée à la mutualisation du personnel :

William Mauffroy (AM de Dunkerque) :  » En dépit d’une part, d’une pertinence d’échelle, et d’autre part, d’un assentiment des circuits de décision, il s’avère délicat de mettre en oeuvre un schéma de responsabilité bousculant l’ordre traditionnel. Un regard rétrospectif sur l’avancée et les lenteurs d’un projet de création de service intercommunal d’archives est à même de nourrir la réflexion des confrères sur les obstacles que peuvent connaître leurs initiatives. »