L’archiviste au coeur de l’institution

Julien Benedetti

Pendant longtemps l’archiviste a été vu comme un érudit, gardien d’un patrimoine et d’une mémoire commune. Les formations initiales d’historien confirmaient d’ailleurs ce positionnement d’archiviste-chercheur.

Aujourd’hui, et notamment avec l’avènement de la production numérique, l’archiviste intervient plus en amont, se situant au coeur de la production documentaire et de son organisation. Les attentes envers les services d’archives ont beaucoup évolué ces dernières années. Les services producteurs sont plus en demande d’un rôle de conseil dans la gestion courante et quotidienne de leur production de données et d’informations.

Les services d’archives sont devenus des services ressources pour l’ensemble de leur organisation. Leurs fonctions sont plus variées qu’auparavant. L’archiviste peut intervenir en tant qu’auditeur sur les modes de production et même la qualité de la production. Il se trouve aussi en position d’expert (création de tableaux de gestion, plans de classement, plans de nommage, interventions dans le choix ou les paramétrages des logiciels métiers ou des plateformes de télétransmission, etc. Le haut niveau de technicité dans la gestion documentaire des archivistes est essentiel au fonctionnement des organisations.

Il est nécessairement formateur car, pour placer leur institution dans une démarche de record management, les services producteurs doivent opérer certaines tâches dès la création de leurs documents (élimination des doublons, tri entre archives et documents de travail, métadonnées descriptives, mise en place de plan de classement/arborescence, d’une charte pour la normalisation du nommage des dossiers et des fichiers électroniques, etc.).

Depuis plusieurs années, les archivistes travaillent davantage à destination des services producteurs avec des missions élargies. Dans les services de taille importante, cet éventail de missions amène d’ailleurs à se spécialiser : (record management, valorisation, iconographie…).

Mon expérience au sein du Conseil régional Provence-Alpes-Côte d’Azur illustre ces évolutions. Le service archives de ma collectivité joue pleinement ce rôle d’accompagnement des services dans la gestion des archives courantes. Le travail d’archivage se déroule en collaboration avec ces services notamment grâce à une interface web créée spécifiquement pour la collectivité. Les demandes de conseils, de formation ou encore de consultation des documents représentent une part très importante du travail du service archives. En effet, en raison de leur création relativement récente, les services d’archives régionaux sont peu axés sur les domaines de la valorisation Le travail de sensibilisation, de concertation et d’intervention auprès des services producteurs, qui s’accélère avec la dématérialisation, peut être bien mis en évidence dans le rôle que joue un service Archives comme celui du Conseil régional Provence-Alpes-Côte d’Azur pour sa collectivité.

L’intervention proposée s’attachera donc à montrer à partir du cas du Conseil régional Provence-Alpes-Côte d’Azur comment un (service d’archives intervient au quotidien auprès des services. Le propos sera ensuite élargi à travers d’autres exemples notamment avec celui des services d’archives de Centre de Gestion positionnés comme partenaires des collectivités dans une démarche de prestation de service.